山东大学自行车协会论坛

标题: 2022国庆拉练总结 [打印本页]

作者: 李佳瑞 时间: 2022-10-3 22:56
标题: 2022国庆拉练总结
本帖最后由李佳瑞于 2022-10-3 22:56 编辑

本次拉练是我们22执委会首次组织拉练，基本上复刻了之前拉练的形式。
虽然本次拉练由于济南突如其来的降水而取消，但这次拉练的准备过程仍然有很多地方做的不够完善。先将我发现的一些问题以及部分解决措施列出，欢迎大家继续提出问题或者提出更为妥善的问题解决方案。
1、策划问题
作为本次拉练的总策划，我的第一感受是忙，事情太多了；尽管我已经尽可能的把很多活儿分给总秘稚杭以及其他执委会成员，但是每天联系各位负责人和解答萌新的小窗提问就会用掉1小时以上的时间。我推测可能因为大家第一次独立组织活动，一来对流程不熟悉，二来最近入会萌新较多，导致工作量大。
2、借车还车问题
在借车的前期就暴露出了车不够借的问题，同时在各个校区之间联系运输车的时候也出现了信息不对等，沟通效率低的问题。以后拉练各校区借车可以建一个统一的群以便沟通。其次，还车不够及时，没有统一的标准（例如还到哪里，什么时候换，是否需要与车主沟通等）导致南新的车至少淋了一天的雨。具体原因可能是因为在策划中没有提及还车的有关事项，以后可以专门规范一下借车还车的详细事宜。
3、退费问题
主要问题是是否需要退保险费，这里我们不太清楚协会以前是怎么做的，这笔损失让协会出，是对协会资产的很大损失；让参加拉练的同学出，可能导致部分人的不满。这里我们可以沿用之前的做法（有人告知的话）或者再次做出明确规定。个人意见这笔钱还是不能让协会承担的。
4、决策问题
在拉练的策划和筹备过程中，常常能够听到不同的声音，大家各执己见。这是好事，作为总策划要选择一个尽量好的方案来实施。就像拉练何时宣布取消的问题，前一天晚上宣布取消也可，当天宣布取消也可，只要向大家说明清楚由于安全问题而取消，我相信这两种方式不会有很大的区别。

当然，此次拉练也有很多值得肯定的点，我们22执委会有任务的同学都在规定时间很好的完成了自己的工作，保证了拉练能够及时开展。特别是探路，比我想象中详细的多得多得多。不管怎样，这是我们22执委会第一次共事，希望大家以后能够吸取这次的经验，争取办出更多让老狗满意，能吸引萌新的活动！！

欢迎大家提出自己的见解~

作者: 朱思羽JuiceRain 时间: 2022-10-4 11:32
关于决策，个人认为越早越好。当然，像天气这种无法判断的不可抗因素没办法提前决定是否取消，像这次在群里提前预告的形式就挺可取的，但发公告的时间我认为还是略晚，可以更早一点。
关于借头盔手套等问题，个人认为，如果借用的是协会公用的，只记录借用人即可，但对于以协会名义借用的私人物品，建议将其借主和借用人一一对应做好记录（也可能是记录了但我不知道），如果可能的话，最好能让借主知道自己的东西借给了谁，以方便后续的联系。

作者: 徐稚杭 时间: 2022-10-5 00:44
执委会第一次组织拉练，经验不足。
就我看来，完成情况没有问题，但是效率过低，这将大幅度消耗大家的时间和精力。从我的角度提出几个问题，供大家参考。

一、借物资问题
1.责任人
本次物资的准备不尽如人意。我想，问题的主要原因应该是借物资没有明确一个责任人，出现执行、小秘、检车负责人责任交错情况，效率低。
物资向来是杂而多的，车、头盔、手套、队医包、技术员物资、袖标、旗等等，全部交给一人处理显然太累且不现实，人太多又手忙脚乱。
我设想的解决方式是，由一人主管物资准备，不同物资由此人派出任务分开准备，准备情况由此人一手掌握，避免效率低、信息杂乱。

2.跨校区借物资
如同俩瑞所讲，借物资时各校区沟通并不到位，效率低。
今年自行车缺货严重，往后借车的情景一定不在少数，增强沟通也能节省更多人的时间。

3.借车记录方式改变
这一点是看到思羽回复的启发，产生了一个想法。
可考虑采取在线文档，编辑不同物件借出者和借者的信息，便于交接和了解去向，同时也是一个记录。
这点我将会在软园试行，若有帮助再进行推广。

二、准备工作问题
1.路书饭店仍不完整
这部分工作我没参与，听说有问题，仅提一嘴。

2.缺少对意外的应对
本次拉练面向全协会，报名人数过多，原本预期为最多六十人，最后是69人，向萌新宣传带去拉练的计划也中途叫停。这也直接导致借车困难、前期找到的饭店坐不下等情况。另外更是有大暴雨，打消了约骑的念头。
虽说都是不可避免的意外，但若提前有备案，应该能更好地应对。建议在策划书书写时提前考虑常见的意外及应对情况。如报名超过多少人，考虑改为两天拉练等等。

总体来说，本次拉练的前期准备不错，辛苦大家了！
但就我自己来说，更多地感到混乱和未知，这不应该是常态，我们一起积累经验，越做越好吧。

作者: 刘旭辉 时间: 2022-10-5 18:05
关于退保险费的问题我还没想到过，印象里好像也没有因为取消拉练而退过保险费。
可能是因为拉练由于各种原因而被取消的次数很少，也没有听人反应过这个问题，所以就只退了报名费。
五块钱说多不多，不过那么多人的份全由协会支出也是一笔不小的开销，个人建议在报名界面就提上一句由于不可抗力而取消拉练时保险费不退还巴拉巴拉，或者由队长督促各队队员在拉练前一天买保险，这个时候就应该决定明天去不去拉练了。不过这种取消拉练的情况不多，毕竟责任不在个人，倒不用太过纠结这个问题。
关于借车还车，我当时都是在拉练前一天，就是检车那天联系老会员借的，让他们拍个照片然后放到检车点，或者自己去骑。小秘要是事情太多忙不过来就在执委会喊一声让其他人帮着借，借完再让他们告诉自己一声方便统计。最好有车子的照片，不然不好辨认，谁借了谁的车也要一一对应，不然不好追责（
拉练准备上小秘是要很忙的，物资，借车还车，退费，回答萌新问题啥啥其实都有小秘的身影，忙不过来还是适当让其他成员干干吧，互相体谅一下。
这次拉练我以为会推迟一周的，直接取消确实蛮可惜，这次找找问题也好，希望下次能办得更好。

作者: 林玮 时间: 2023-3-31 00:51
说明队医物资购买事宜。
拉练之前我前往药店，根据经验购买可以应对一般事故的药品，按4套队医物资购置，总花费640余元。
开始甚至没有找人报销的念头，一直到稚杭说提供凭据就可以报销；当时找不到买药的发票，觉得可能报销不了，就搁置下来。几个月来稚杭多次提到报销的事情，我感觉时间过得久了，金额也过大，一直没有和他说，想要将此事不了了之。
这次买药半年以后，这个秘密才被发现。责任在我。影响了协会资金规划。财政无小事，希望各位引以为戒，重大资金问题一定要报告。

欢迎光临山东大学自行车协会论坛 (http://bbs.casdu.cn/)