二、冬至午会总结
可取之处
（1）前期准备
【分工】借鉴去年，策划部内部分工较为明确。我为总负责人，负责确定流程与现场安排，统筹全场进度。孔祥宇为节目负责人，负责审节目和现场节目彩排等。杨昌华为舞台下总负责人，负责现场布置等。
【冬至小组】本次冬至小组的初衷仍延续去年，仍为会员培养模式的探索，但在形式和方法上有所创新。本次冬至小组分秘书、外联、宣传三部分，由策划部三人领导，会长在第一次线下会议上已说明，包括会长在内所有人均听从策划部安排。《冬至小组成立策划案》在《2017年冬至饺子节策划案》帖的二楼，实施办法与存在形式均有章可循。开过两次会议，第一次线下会议和冬至动员大会，前者侧重前期准备，后者侧重冬至午会现场安排与前期总结，两次会议效果都还可以。
【邀请校长、老师】这次冬至午会设计并制作了纸质邀请函，送给樊校长、体院党委书记郭书记、体院团委老师范老师、体院指导老师孙老师。最后由于老师们的时间原因，只有郭书记到会。郭书记的发言还是效果不错的，看大家反应也不错~
【节目审核】首先要明确审节目的目的：保证节目质量、节目是否精彩、了解表演者的准备程度、对表演环节总体时间把握、确定每个节目具体时长等（引自雨鸿阿姨）。节目审核由冬至秘书小组负责，小会员参与度很高。考虑到表演人员的时间，线上线下同时进行审核。线下审核在中心地库分两天进行，让秘书小组成员根据节目准备情况、节目效果打分筛选，并记录下节目时长。节目时间一定要控制好，这次总时间预计在半个小时左右，审核后根据排名表对节目进行了整理，如：歌曲合为串烧，删减了个别节目。
【游戏准备】这次的游戏准备除了冬至午会的全场游戏，还提前准备了几个小游戏给各桌负责人备用以便活跃气氛，但每年好像总有几桌的气氛有问题。毕竟在桌长的选择等各方面都难以做到十全十美。这次游戏奖品是宣传小组特意定制的，有创意吸引人。
【饺子蘸料】为满足很多报名成员对蘸料的要求，故准备了老干妈、醋、蒜泥等。由于买不到蒜泥并且不方便保存，冬至小组当天早上在现场临时将蒜拍成了蒜泥，也是不容易。
（2）午会现场
【现场彩排】彩排前每个节目都安排了小会员对接，提醒表演者上场、搬道具。作用不太大，以后可以少安排人，两三个就可以。有不少表演人员到场较晚，有点混乱。彩排主要是走一下过场，时间不用安排太早。主持人彩排时不要开话筒，以免影响其他到场者。
【老会员发言】在老会员方面，仍然重在关心与问候。在保留去年问候、邀请老会员，播放老会员的视频的基础上，新增毕业老会员上台发言环节。本次老会员发言环节在视频播放之前，这二者顺序上可多加考虑，另外要考虑到部分老会员时间原因不能及时赶到，故该环节在考虑时长的同时还要考虑出场顺序。
家有一老如有一宝，此话用在车协也正合适。历代车协人欢聚一堂，单从历时性来看，老会员更接近山大车协的初心。一定程度上来讲，记住他们，就是记住初心。
【分桌】这次的分桌以“同桌成员跨年级≤2”为原则，也基本上满足了报名者的特殊要求，尤其是老人桌。
【洗手】在去年洗手环节预留时间较长，午会时间较紧张的情况下，洗手环节存留经过多次考量，最终还是保留。采取每桌洗手用时参与包饺子评分的方式让大家自觉一些。此次包饺子实际用时不多。
【合照】考虑到合影结束之后人员容易散乱，所以主持人结束词中包括合影后的散场安排。虽然午会至此临近结束，但此环节也不容忽视，包括散场顺序，扫尾安排等。
存在问题
（1）前期准备
【场地】由于鸿腾三馆23号晚上场地已被预约，故选择了去年的鲁菜皇，但午会前两天鲁菜皇以时间协商有误为由突然变卦。各方面权衡之下，定在鸿腾三馆，并改23号冬至晚会为24号冬至午会。场地的确定一波三折，与商家打交道要谨慎。
【人员安排】现场人员安排不够妥当。人员安排要具体到人，人员数量宜少不宜多。这次人员安排有很大的纰漏，没有事先通知到每一个负责人他们的任务细节，很多负责人也没有事先准备和请教上一级的大佬。应急人员也没有安排好，比如临时购买签字笔、游戏环节芥末饺子的准备等。在此建议冬至筹备人员尤其是负责人，都要对冬至流程有把握，避免遇到突发情况手忙脚乱。
【各桌负责人】这次的桌长选人是吸取了去年经验的，但还不是很理想。事先提供的小游戏方案也没有发挥出太大作用，主要还是负责人的原因，建议带气氛还是主要让老会员来。老会员比冬至小组成员带动气氛效果更好，毕竟小会员都还比较腼腆，但玩得开能够活跃气氛的老会员也屈指可数。
【物资准备】
①物资准备不充分。负责人要具体了解物资准备情况，考虑事情不能想当然。这次签字用的荧光笔掉色，没买马克笔、中性笔，午会开始前又匆忙找人去买。没有一次性透明桌布导致饺子食材不方便搁置。一次性纸杯数量不够又临时去买等等。
②擀面杖砧板没有事先清洗。冬至筹备期间不止一次说过擀面杖砧板可以先拿来，但因为嫌麻烦或其他原因，导致在午会前才拿到手并直接带去现场。临时清洗使现场准备显得仓促混乱，并且由于去年冬至后没有及时清洗，导致清洗很困难。
③摄影设备。这是我的疏忽，午会前晚经人提醒才猛然想起。建议多与老人们聊聊，流程与细节来回反复确认，避免遗漏。
【预算】这次冬至开支较大。一方面物价上涨，另一方面，三行情书和一些新增环节花费较多。
（2）午会现场
【会场布置】会场布置期间太乱。酒店答应可以提前进去布置场地，但是荧幕、后台、桌布等均要等到员工九点上班才可以准备，使舞台准备秩序混乱。酒店员工做事也不够及时，午会开始之时投影仪才弄好。以后现场布置的时候要提前问好这些设备的处理和准备时间，多和酒店人员沟通。
【负责人】现场布置这部分，摆放桌椅由提前到的人完成、桌布要等到员工上班才有、桌号漏贴等，这些情况的出现与处理，负责人没有尽到责任。午会开场前半个小时之内经人提醒桌号才贴上但仍有遗漏。一些负责人虽然可能由其他需要帮忙的事耽搁，但也应该以自己负责的部分为先。
【饺子】馅料勉强足够，饺子不够吃。前年饺子不够，去年饺子过剩，今年担心造成浪费所以少准备了一些，导致饺子不够，同时奇葩饺子较多，浪费了很多。
【游戏环节】游戏环节的芥末饺子，芥末放得太多。注意游戏规则和惩罚都要考虑周全。游戏过程需要的道具要安排具体，这次芥末饺子的准备、吃完饺子后的纯净水准备，都存在不足。
【忘带会旗】直到午会最后合影，才发现没有会旗，这是午会准备过程中的重大失误，也是我的疏忽。由此有个建议，以后大型活动（有合影环节的活动）各位执行或其他会旗保管者可随身携带会旗，个人觉得会旗这种东西可多而不宜缺。
（3）午会之后
【时间预估】午会用时少于3.5小时，今年相比去年，没有包饺子评分环节，加快了洗手环节节奏。各环节比较紧凑，时间安排还算合理。
【饺子评分】为节约时间，打算午会之后以微信推送投票的形式给饺子打分，但是与宣传部的沟通出了差错，导致只推了一篇午会总结。也就是说，今年的饺子评分环节没有了。冬至的重点还是包饺子，此环节要保留。
所有参与此次冬至筹备的人都辛苦了，感谢大家对车协的付出！祝所有车协人狗年大旺！
作者: 王雪迪 时间: 2018-2-10 12:26
标题: 冬至小组
本帖最后由 王雪迪 于 2018-2-10 15:47 编辑
冬至动员大会会议（第二次冬至小组会议）
与会人员：执委会与冬至小组所有成员
会议内容：
（1）冬至午会流程及负责人安排
（2）前期准备活动总结
（3）会议后物资采购
冬至小组总结
前期准备的总结是冬至动员大会（2017.12.23下午）的第二个内容。以下是我在2017年12月23日下午的冬至动员大会上写的个人总结。
前期准备个人总结：
依据策划案成立冬至筹备小组，包括秘书、宣传、外联三个部分，单纯看机构组成，几乎是一个小型的执委会。从前期准备到冬至午会结束，冬至小组发挥了极为重要的作用。以下总结好的方面较为概括，不足之处详谈。
【好的方面】
1.大家态度都挺积极的，自己的工作完成的也很好。
2.第一次会议之后包括在整个前期准备活动中，大家都想很有想法，有很多好的创意。
3.分工明确。各小组分工明确，小组内部分工也明确。
4.这次冬至小组在前期准备活动中都是比较独立的完成任务，很多人对自己完成的部分有成就感就说明在冬至小组有所收获。
外联小组
1.找场地。找场地的含义包括考虑话筒音响舞台设备是否完善、时间空间是否合适、租借费用、店家是否愿意帮煮水饺、洗手间数量和位置、并拍一些现场照片等。实际准备中整个过程多靠提醒，且做得不完善。
2.很少人去实地看看。找到场地后，舞台大小、节目走场安排、桌子如何摆放、进门处如何安排、洗手间位置等均由我和牛仔健确定，外联小组少人想到去看看场地。时间匆忙，当时没做要求。只有了解现场情况，才方便午会期间随机应变，并且查看场地时要心里有流程，这样才能考虑周全。
3.做最坏打算。四个小时的使用时间，2000元。这四个小时是否包括布置会场和最后扫尾没有问清楚。这个是我和牛仔健当时也没有考虑周全，只问了可以提前去布置会场。即便商家人再好，做事也不应该“想当然”。
宣传小组
1.三行情书活动。
①侧重点有点偏差。三行情书活动面向全校，初衷是扩大车协的校园影响力。大多数人只做到了布置展台，准备奖品，过程中手忙脚乱，全校活动利用的不好。到三行情书活动结束为止，三行情书新闻稿一篇，冬至活动预告一篇，都不是宣传小组成员写的。
新闻稿，校园媒体帮推，山大日记，山大视点等的投稿非常重要，对每个社团都重要，这关乎社团评比。三行情书活动局限于展台，没有意识到新闻稿等方式。
②展台申请。
事先没确定，也没通知团支书。虽然我是团支书，也了解进程，但还是要正式提前跟我说一声的。
③奖品没买好。也没有想过其他挽救措施，临时用大家的零食来救场。
④活动举办通知。
要知道一个活动一个通知都涉及到一个社团的公信力。在②③都还没有准备好的情况下，直接发了推送和QQ，没考虑到后果和预防措施。
⑤活动后期论坛报名的事。这在策划案里写了，但大家没有注意到，以至于后面的论坛报名方式是临时加上去的。活动初衷只关注面向全校，自己的论坛没有重视起来。论坛上有三行情书和三行家书的帖子，提到过多次，但几乎没有人考虑过。
2.午会现场要做的宣传方面的事延期完成。
主要原因我想应该还是主次颠倒，很多精力放在了三行情书上。
各校区海报时间拖沓，一直靠催，靠提醒。负责海报的几个人没有统一想法，对海报的认知也不一样。策划案上没有明确安排各校区宣传任务，因而各校区分宣对此不管不问。
秘书小组
1.分工不均。
初衷是各校区都有一个人担任小蜜职务，现在看来那五个人确实做到了，但是问候老会员等让会长和满天星负责人做了，审节目的时候其他人都来了一次，分桌由于时间原因由我和秘书负责人李众主要负责了。分桌还牵扯到会员之间的特殊要求，让大家来做也的确效率不高。
2.保证信息准确无误是对一个秘书的基本要求。很多方面考虑细致周全，起到提醒各部门的作用。发通知之前需要问一下其他部门有什么安排，一并发通知。
3.报名吧bug
选择报名吧是想减少整理负担，但今年报名吧bug出乎意料，后补报名吧无法报名的人选择短信报名。去年没有这种情况，因此总结里面没有。我问了去年的总秘，也说没有。这一点就是很好的提醒，留作明年的教训。
总的来说
1.说明各部门沟通问题，各部门的眼光只局限于自己部门的事情上。沟通和信息共享真的非常重要。
12.12-12.14那几天公告特别混乱。三天之内完成了报名，征集节目，还有体训通知，前期还有征集节目的预告。期间还有拍视频，画海报通知。秘书小组和宣传小组沟通不协调。宣传活动很多方面的不确定性导致宣传小组成员没有确定好哪天应该干什么，比如画海报，比如三行情书论坛跟帖。秘书接到通知也没有问个究竟的意识，有什么通知发什么通知。录视频，画海报，提醒大家报名截止和体训这些合为一个就可以。校区宣传、小组成员、各校区秘书三者之间，还有执行与本校区执委会之间的信息不畅通。
2.做一件事情的时候，心里要有流程有目的。
你的想法再好，自己没有流程的话，难免别人不质疑。
比如想出一个游戏，那么这个想就不应该只包括游戏名称和游戏规则。还要考虑全场实施。三行情书活动，首先明确目的，要达到怎么样的效果，策划的时候也不能只停留在这个活动的轮廓，还要去考虑每一环节的时间节点和负责人。审节目的时候，就要考虑到这个节目的质量，节目时长，出场和退场的一套过程。
3.做事考虑别人。
有时候发个通知做个决定容易，但把这件事做成是需要各部门合作的。自己有做某件事的想法的时候，要考虑牵扯到哪些部门，他们的任务量。比如三行情书活动。做好该做的事，别坑队友。别人忙的时候你帮一帮，你忙的时候别人自然也会来帮你。
4.注意活动总结
反思过程很重要，冬至午会结束后，策划部要进行总结，各部门负责人要进行总结，各小组成员也要总结。总结看重大家是否认真思考过，而不在于字数多少。
5.主人翁意识
活动一开始就跟大家说过论坛上有很多总结帖，可以去找来看看，但执委会成员和冬至筹备小组成员几乎没人看过。
6.关于执委会
这次活动由策划部带着冬至小组成员准备，给执委会大多数人减轻了工作量，但这不代表跟执委会没有关系。执委会很多人没有看策划案，有的小秘关于冬至报名和节目报名的事情不知道。临时报名和临时取消报名怎么处理不知道。各校区宣传关于海报等的处理不知道。比如秘书，我跟秘书负责人李众讨论过临时报名的事，也让李众转达了。但关于临时报名临近冬至还是有人来问。我们的统一回答是，临时报名只面向已毕业老会员，因为他们的工作原因，不能确定。其他人都拒绝了。又比如海报的事情，也跟宣传们说过了，但一个校区内除了宣传其他人还是都不知道，有的甚至宣传自己也不知道。执委会工作态度和信息共享在冬至筹备工作中体现出很大的不足之处。
以上。暴露问题越多一定程度上说明做的事越多。从头忙到尾的是宣传小组，出的问题看似最多，但也说明他们做的事情最多。大家都很棒！
后记——想对以后此模式下冬至小组负责人说的话：
（1）合理分工。每一个小组的任务一定要尽量具体到人，并且实时调整分工，分工要考虑周全。由于这是第一次带小组筹备冬至，时间紧迫之时执委会成员就直接越俎代庖了，秘书和外联小组准备期间都挺闲的，负责人则很忙，宣传小组和负责人都累死累活。宣传人员数量可比另两个多，宣传任务比较好安排，但秘书和外联也要注意做好预案，留出充足的时间，放手让他们去做。
（2）带冬至小组的同时，要让执委会知道我们在干嘛。这次的不足之处有一点事很多执委会成员不知道我们筹备冬至的过程，一些工作方面的事情也没有沟通好。
（3）这些冬至小组33个人，感觉人员数量还挺合适的。小会员们都很积极，要是能提供机会互相多认识一下就更好啦。多和他们聊聊天，收获不少好朋友嘞。
（4）放手让小会员去做，但也不要任由他们来做。谨记做事情的初衷，扩大全校影响力就不仅要有展台，求助校媒更有力；游戏想法好，但没有流程就不能轻易应允；想要微信上墙，但要考虑经费和是否必要。告诉小会员们不要怕被质疑，经得起质疑，也是成事的条件。
（5）端正自己的态度，认真对待。不管何时何地与何人发生争执，都是为了车协，不应该带着情绪工作，更不应该把情绪发泄在并肩作战的队友身上。
此楼总结主要面向本次冬至小组成员和执委会，也希望给明年的活动参与人员以参考。
作者: 王雪迪 时间: 2018-2-10 12:27
标题: 后台总结
本帖最后由 王雪迪 于 2018-2-10 13:03 编辑
后台总结
1）后台的任务，负责音乐视频的播放，和主持人、节目表演人员配合好
2）（1）后台操作不难，基本和教室多媒体差不多
（2）自己电脑需要接视频线和音频线，若电脑没有视频线接口，可以用转接头接到HDMI接口（这个接口一般笔记本都有）
（3）然后酒店的工作人员会调试好调音台和投影，记得询问工作人员怎么调话筒音量和音响音量（可能会用的到）
3）这次后台遇到的问题
（1）开始前酒店工作人员挂幕布以及调试后台很慢，而且投影仪视频线的问题导致午会开始时投影颜色不对，后来换了一根线才恢复，所以尽可能前一天去现场试一下，但由于宴会厅前一天可能被占用，不一定时间上合适，尽量争取前一天试一下那里的音响，投影
（2）节目时的问题，有一个配乐本打算直接放那首歌的高潮，结果记错了时间，所以若遇到这类变动，一定要晚会开始前试听一下
（3）投影仪，午会开始前找个坐在投影仪附近的人看着投影仪别被碰了
4）除了节目音乐和中间必须放的视频，再找一些背景音乐和经典视频
5）节目音乐和必须放的视频可以的话在ppt中插入超链接，即尽可能减少切换的次数，若实现不了，节目音乐设成单曲播放
6）所有音频视频在晚会开始前理清顺序，在电脑上成预备状态，和节目表演人员在午会开始前交流下，有特殊配合的要记清楚
——周文博
冬至的节目环节挺重要的，所以后台总结单列一个楼层。
作者: 王雪迪 时间: 2018-2-10 12:27
标题: 2017冬至午会部分感想和总结
本帖最后由 王雪迪 于 2018-2-10 15:36 编辑
冬至秘书小组负责人李众：
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冬至小组成员：
推荐：（1）[attach]33768[/attach]
（2）[attach]33763[/attach]
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本着自愿的原则，于是很多人都没有交······
作者: 王雪迪 时间: 2018-2-10 13:21
标题: 邀请函
本帖最后由 王雪迪 于 2018-2-10 15:24 编辑
由秘书小组负责人负责设计的邀请函，给大家瞅一瞅~
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今年的冬至海报，可以说是十分好看了！
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作者: 田大有 时间: 2018-2-10 13:30
本帖最后由 田大有 于 2018-2-13 11:02 编辑
不错不错，占一楼再说。
===分割线===
我来编辑占楼帖了，我要证明自己不是个混子
总结写得很详细，西到的部分我就不多说了。基本问题加上细节就能达到还原现场的效果，挺好。会不会读了让人头大就是另一个故事了（越细节的东西越不好构建场景）。。
说真的这三年冬至，我觉得今年的算是比较成功的，至少在其中感觉不盲目，午会过程看起来比较顺利，全场的调戏中心都在宏达，我个人没什么意见。。。就是游戏环节怎么看都像是惩罚环节，心疼我庄儿子。
不过我也知道准备过程根本不是一帆风顺的，简直就像一场灾难。各式各样的问题，从场地到物资，还有现场的一些情况。也许是我当年更多专注于自已校区里的事，说真的好多事情也是到了整体的角度上才想到。我是这样，冬至的策划，负责人，执行者，冬至小组，不会比我有更多更广的经验。所以我想每个人都在探索发现，完成一场大型节目要做的准备工作。去年的一些经验，我还是觉得不足为训。
我对于冬至负责人的观点在雪迪的文章当中或多或少地体现了一些，我觉得一个总负责人就要像一个队伍的队长一样，他不必要补每一个胎，不必要发每一块冰糖，但他要明白这些事情是谁来做，做得怎么样。说是“上帝视角”好像宗教了些，但差不多就是这个意思。希望有借鉴价值。
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