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标题: 2025冬至晚会总结帖 [打印本页]

作者: 卢茂阳 时间: 2025-12-23 15:10
标题: 2025冬至晚会总结帖
一、前言
12月21日，筹办整整一个月的车协2025冬至晚会终于落下帷幕。听反应总体效果应该说还是非常不错的，有一些问题和与往年不太一样比较独特的经验，希望这条总结贴能够帮助到未来的车协人，能将
冬至晚会越办越大
——纸包鱼。
二、场地
同样的，找场地是一件不容易的事情，或许前一年条件比较不错的酒店，本年度的情况可能又会有所不同，因此要有合理的预计(包括预计报名人数、设备、会场容纳、费用)。尤其是费用问题比较复杂
就今年来说，和去年20周年相比，我们必须将人数的减少作为场地选择的考虑因素。去年的鲁中酒店条件非常不错，但是考虑到实际人数，我们还是做了准备继续寻找其他合适的会场。

历年场地费：
17年1500元，18年2000元，20年4500元（费用高因为没问清楚设备要另收钱），23年3500元，24年4000元（再加600元的煮饺子费用也就是4600元，不含餐具）、
25年4650元（全包，包括场地、设备、煮饺子等服务、餐具、另外开房间作为化妆间、茶水等，换算下来场地设备等费用应该是不到4000）

场地要满足的基本条件：
（1）能容纳200多人（2）有舞台，音响、大屏（3）使用时间在下午两点到晚上八点半（至少）（4）不点菜且需后厨煮饺子
（5）预算：有一个比较有意思的规律，那就是每一年的实际花销其实逐渐在上涨，和经济形势是有关系的，或者说跟我们想要的会场应该达到的条件越来越高有关，即使今年我们询问过最便宜的场地也是至少3500元（且场地较小，不知是否包括餐具），所以我认为未来预算根据实际情况出发在3500-4000之间也没大问题，核心是要会谈价格，谈需要什么服务，同时谈的时候可以具体情况分析将其他费用合并着谈。
鸿腾三馆：过去几年常租，但停业了
禧烧主题餐厅：据说停业
济南大部分酒店：有舞台能办晚会的场地好场地非常贵，动辄七八千，而且几乎没有余地

维也纳北园大街酒店：费用3500，去年博元等推荐，但是场地狭长，我们觉得不够大气。
鲁中酒店：条件非常不错，今年商家态度一般
环联鲁菜皇：交涉比较方便，优势是比较近，费用最终全部加总4650

关于酒店选择：
核心还是要具体问题具体分析，同时做好事项细节的沟通。首先必须明确的是：就目前的经济形势上看，协会租赁场地，且不在酒店就餐的情况下我们的预算费用对于酒店来说可能确实不算多，所以必然会发生扯皮、鸽子的现象。但是前期我们还是需要广撒网，就今年来看，我们打电话询问的应该有三四十家酒店，虽然其实最后合适的锁定还是在那几个之间，但是我认为这个前期工作不能少，毕竟每一年的情况都会有不同。此前听20执委会告诫我们鲁菜皇的费用和坑害问题，对比起来费用应该是跟那一年差不多，不过因为算是所有的事项提前都谈好了，所以最后使用起来非常愉快。
关于为什么没有继续选择鲁中：
今年想的是因为人数比去年少一些所以场地预算降一些，最后集中在鲁中和鲁菜皇之间的选择。前期会场考察的时候，子涵等一致认为这家条件确实更好，且有去年使用的经验，但是今年同样的经理的态度却一般，而我们12月1号必须提前订下会场，虽然当时好像说是可以3500但是经理以需要请示为由一直推脱，甚至跟我有种逐客的语调说如果你觉得费用不合适就定其他酒店，以及冬至可能有重要会，他们小姑娘也想休息之类，最后表态还是4000不加煮饺子餐具费用收场。如此表态让我觉得不够有诚意。而后者经理沟通起来更加顺畅，能看出是个非常精明会说话的人，原本5000，最终在我的软磨硬泡下4650所有的全包了。这样一算反而后者更加划算。因此，我们最终选择了鲁菜皇。有些戏剧的是，当我们确定完酒店之后的一星期后鲁中酒店经理打电话询问我是否确定好酒店，态度明显改善，得知我们在鲁菜皇之后又推销自己设备比前者好，说如果觉得不合适3500其实说不定也就能租下来啦（哼）。故猜测：我们费用确实不高，前期是对方想先鸽我们看有无更好的外包选择，发现没有之后遂重新找我们（只是猜测哈）。
不过事实证明，鲁菜皇会场的效果应该说非常不错，服务上最后也几乎没有计较其他，几乎都准备齐全，同时，由于会场整体色调偏红色显得更加喜庆。这个场地是有柱子的，不遮挡实现且能实现包围温暖体验感的话我觉得今年人数桌数反而刚好与这个场地适配，容纳16桌-17桌正好（一桌最多10人），所以未来如果要选择该场地需要注意一下。
最后，会场的决定也不用那么纠结，策划只要前期深思熟虑，做好沟通之后做出选择就努力做好接下来的工作将晚会尽全力办好才是第一要义。

联系人微信号：zlj18678896048
手机号：18678896048

饺子供应商家：李
手机号：15264111123
微信号：Armani-sss
成品：
白菜肉 20斤
羊肉胡萝卜 20斤
莲藕肉 20斤
芹菜肉 20斤
馅料（指的是能包出来饺子的斤数）：
素三鲜（韭菜鸡蛋木耳）30斤的量订单共计 1560元整。

关于饺子的量：
个人认为这个参考系非常重要。（去年没有去冬至晚会具体情况不够了解，只能通过博元等了解信息进行量的参考）
去年报名分桌人数：210人左右，饺子：100斤成品+40斤馅料
今年报名分桌人数：150人左右（16桌），饺子：80斤成品+30斤馅料
这个也算是问了挺多才确定这个量，不过也需要今年亲自看到之后才能知道大概多少比较合适。按道理说这个量的分配还算比较合适，但是就现场来看，个人认为馅是够的，但饺子皮还是太少了，至少包饺子比赛中“量”这块是不用看的，肯定是早早就包完了。听说往年也是如此？不过值得注意的是由于我们自己包的饺子煮出来一锅端出来几乎也都是散开了，而且吃的人也不多，所以这个量上确实不宜太多，但从体验感上来说我个人认为还是应该跟饺子商家说在基础上多准备饺子皮，提前分好X桌的量。
总结下来：
从今年的这个人数和桌数来看：成品饺子斤数是够的，馅料也是够的，饺子皮可以稍微多备一些些（从比赛体验感角度考虑），但也不要太多，因为煮出来可能吃不了（哈哈哈）
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三、分工
具体分工都会在后面地策划案中有所呈现，就不在这里细细说明了，下面说的还是经验一些的东西：
关于分工，机制大概是先建立冬至筹备大组QQ群。再细分各小组微信群（小组群用微信的原因是可能沟通会更高效一些）。我基本上直接与总部成员沟通，也就是我push各小组负责人，各小组负责人push各具体任务负责人，审核上各具体任务负责人—各小组负责人—我。但不排除我临近晚会布置细节时直接向各小组负责人沟通的可能，或者说当我希望有的剪视频的想法也会直接与负责剪辑的干事直接沟通。以上是大致的逻辑。
今年特点：
车协的架构本身具有特点，各个校区此前的经验是会出现较为严重的信息差现象。冬至晚会好在不是以校区为单位工作，而是小组为单位工作，编入小组后上面的负责逻辑能够很好的减少信息差造成的麻烦。不过，由于策划案过于冗长或者说有些东西翻看起来特别麻烦，为了让逻辑更加清晰，做完策划案之后我还是自己根据以前在学生会工作的经验就分工和晚会流程制作了一个台账，即共享表格，使得逻辑更加清晰。
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此台账可以将工作内容更加清晰的呈现，我本来想法是大家完成了一项可以自主打勾这样所有人都能知道工作进度。不过事实上还是我去push完之后打勾，不过依然有很大的好处就是可以帮助我和总部成员来理思路，尤其是根据ddl更加精准地push。
另外：
今年跟所有组对接的感受是秘书组工作量还是很大很杂的，尤其是总秘非常辛苦，感觉可以多拉一些人承担秘书组的工作。

四、问题和总结：

1.细节要在提前在脑中过一遍，同时前一天一定要提前跟各个方面负责人安排好活动过程中的具体事项。有一个细节当时忘记提醒安排人员分发一次性手套，结果导致大家出去洗手造成了一些混乱的现象。
2.包饺子比赛过程中出现的提前包完无所事事的问题（饺子皮可以多一些）
3.分发饺子的问题：第一波成品饺子酒店煮好上来后，很多桌长或者人员直接上前端走造成了一个分发上的混乱。这个要跟桌长开会时忽略了这个问题，应该强调由专门负责端盘子的同学专门负责上饺子给各桌，保证每桌是四盘成品饺子，同时从后往前分发能保证不会遗漏某一桌。向没有吃到羊肉胡萝卜馅那一盘的那一桌说一声对不起！
4.摄影师最好坐在拍摄机位旁边，要拍照的时候直接就拍了，不至于找不到摄影师
5.下次分桌问卷可以加一个演职人员选项。今年的报名模式是所有吃饺子的需要报名分桌，而有些演职人员又不准备留下吃饺子，留下的演职人员要安排能与同一个节目的人坐在一起。
6.最好要有固定的搬桌子，拿话筒架的人员。
7.有任何环节变动，一定第一时间要和主持人说一声。

8.条件和预算允许的话，可以考虑买饮料。
9.桌长选择还是尽量以我们比较活跃一点、靠谱的老登或者萌新担任，虽然提前会布置活跃的任务，但当人一多起来会混乱，没法一桌桌提醒，如果桌长能够组织起来大家自我介绍，聊天，包饺子时候拍拍照片，合影那都是极好的。

突发状况：
原定的计划是五点半开始包饺子，六点半开始正式节目表演。但会长致辞完时间提前非常多，原计划五点半开始的包饺子大赛提前了十五分钟。我们匆匆开始发放饺子皮和馅料，但又因为匆忙有的馅料还没调完，但是有的桌因为提前拿到了馅料所以开始提前包饺子了，再加上本身饺子皮比较少，很影响饺子比赛的效果。这个还倒不算特别，最大的困难是节奏加快后成品饺子也需要时间才能上来，
我们原先考虑到的情况是确实会出现时间提前的情况，所以我们设计了抢板凳等游戏来拖时间直到节目开始表演。但是实际情况因为上面致辞时间过短所以提前的时间比较出乎我们的意料，总不能玩一个小时小游戏，所以这时候必须要将包饺子大赛奖评选环节从原计划十分钟左右时间拖到半个小时，这其实都是我和子涵前一天没有预料到的，不过我们临场设计的方案就是上台一个个照片的评论+互动。反而获得了较好的效果，下面也调动起来了气氛，也使得那段真空期并不无聊，大家仍然能够关注在饺子比赛上。最终拖到了五点五十多左右成品饺子开始陆续上桌，大家也都开始吃上了饺子，也不需要玩游戏，最后到节目开始的半小时就是在吃饺子当中度过。虽然是意外的拖时间，但是效果却意外的好，感谢子涵、晓睿、乘志、瑞鹏几位执行台上的互动救场！
甚至这个环节可以被未来的冬至晚会考虑，属于既能打发时间，效果还不错的尝试。

今年个人认为好的地方/经验：
1.前期筹划中利用表格台账，思路比较清晰，push的任务基本都能顺利且高质量的完成
2.在纪念品、体训奖品等方面，需要格外用心，预算期望内如果特别好看的话可以允许小超一点。我认为一场晚会的记忆点比较直接的也是晚会的周边做的好不好。今年我认为纪念品不管是吧唧、马克杯、饺子奖、帆布袋都非常好看。尤其是马克杯的包装在签到处前面摆放成金字塔状非常亮眼。
体训的奖品更是如此，我认为一个学期体训全勤和出勤是非常不容易的，所以今年在体训奖的设置上一方面设置体训全勤奖、出勤奖（还有一个体训特别出勤奖）。采用了两种奖杯和手套，价值10多元和三十多元，非常之好看，也具有纪念意义。
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3.节目上：晚会的灵魂是节目表演，所以要格外重视节目质量和流程。今年节目这块由子涵负责，节目质量超级高！而且都非常有创意，非常精彩，非常有活但不落俗套！这一点需要负责节目的同学格外重视节目的筛选，动员大家创造出有意思的节目。
4.视频制作上：用心为真，暖场视频的效果就会很好。各校区平时体训的耕耘，让萌新产生的归属感都能左右视频的质量。今年的暖场视频一方面是由各校区的祝福视频，另一方面是老会员的祝福视频快闪。今年的视频很有意思，让暖场的那一小时显得有意思许多，再加上旁边的骑行台，可以有效减少来了之后低头玩手机的人。
5.关于物资细节：考虑要周全，因为前期难以确定酒店是否提供足够的话筒和餐具，我们还是提前租赁了话筒麦架和少量餐具，有的物资也会准备明显多一些。这些都需要考虑到预算之内，还是尽量稳妥为主，不要临场发现少了某样东西，或者出现话筒麦架少了的意外。不用过于担心这一部分的物资浪费，因为这是计划当中有限的部分。当然，出现的唯一意外是骑行台的桶轴转换器忘记拉过来了，于是小亓紧急从洪楼取回自己的，只能使用一台设备，但也足够使用。
6.临场的问题不要慌，想办法解决就好。比如骑行台桶轴的问题，比如包饺子的问题，拖时间的问题，都是临场的迅速解决。不要太担心出现错误，而是学会现场解决突发的问题。这也是冬至晚会能带给组织者最大的收获。

五、结语
这一个月，冬至的故事，永远说不完......
开始筹办晚会的时候，跟以往做任何学生组织布置的事情都有一种不一样的感觉，忙，但是做的时候却始终伴随着热忱和一丝兴奋，和子涵在前一天，在当天布置的时候却都有种格外期待的感觉。
这里想说的是协会的晚会为何不同?
我可以看着20年来前辈的超长总结帖和策划案，办协会的活动永远感受到的是热情和想办好的决心
那么多校区的通力配合，今年那么多小干事忙前忙后，还有老会员和无数毕业学长姐的关心，在这里才让我相信，家文化应该是怎样的，又是怎么体现的。
是门口的引导，是端盘子，是催场，是一个个在期末周仍然超级精彩用心准备的节目。
第一次听到行疆队的节目音乐时，泪水就开始打转，是音乐打动着我，但更是那份真挚的情宜，那位离开我们的朋友也一定能看到！
冬训，远征，体训...也构成了彼此最好的瞬间。我们永远不缺素材，20年以来的老会员祝福和寄语你很难不动容。
我很喜欢《奔跑》的旋律，很能代表青年的精神，我们一起来到台上唱响奔跑的那一瞬间，我想是我人生最值得回忆的瞬时刻，也是最激动人心的注脚。
不过最惊喜的，是结束之后我和子涵都收到了花，他们说非常成功，他们说辛苦了，这样的回应让我无比相信，何为家人。
太多太多，千言万语化作感谢
冬至快乐！
冬至以后，天就会越来越长了，阳光会越来越明媚的，未来会越来越美好！
最后，希望冬至晚会越办越大，越办越好！

作者: 各壹衣 时间: 2025-12-23 15:35
“哼”一下可爱捏，茂阳羊和子涵真是辛苦了，真的非常开心

作者: 我的世界姬 时间: 2025-12-23 16:07
茂阳哥哥辛苦了!!