2018冬至晚会策划案

宋世豪

山东大学自行车协会

2018冬至晚会

策

划

案

山大车协执行团

2018 年11月25日

一、活动主题

1.活动口号：情暖冬至，爱满车协

2.活动简介：冬至晚会是车协的经典活动之一。冬至之际，车协人聚在一起，包饺子、赏节目、交朋友，感受家的温暖，体验车协家文化。

二、活动背景

1.冬至是我国农历中一个非常重要的节气，也是中华民族的一个传统节日，冬至又俗称“冬节”、“长至节”、“亚岁”等；

2.冬至时节“吃饺子”是中国许多地方的传统习俗，借此活动继承并弘扬了中国传统文化；

3. 冬至包饺子是车协每年的经典活动，冬至包饺子承载着一代又一代车协老会员“家”的记忆，车协作为一个温暖的大家庭，家文化浓重，通过包饺子比赛及一系列活动，让大家感受快乐和幸福，感觉到节日的温暖。

三、活动目的和意义

1.六校区活动，促进会员沟通交流，增进彼此之间友谊，弘扬车协“家文化”；

2.给老会员的相聚提供一个契机，给小会员感受家文化提供一个契机。

3.培养小会员能力，给他们一次组织活动的机会，让小会员在家的温暖中收获自身的成长。

四、活动负责单位和负责人

负责单位：山东大学自行车协会

负责人：山大车协2018冬至筹备小组

五、活动面向人群

全体山大车协会员（包括在校会员和已毕业会员，车协会员的亲戚、友协）

六、活动开展

1.活动时间：2018年12月22日下午17:00-21:00

2.活动地点：鸿腾三馆商务酒店（山大北路店）

3.活动前期准备：

前期活动准备
部门		准备内容	截止时间		备注
执行团		2018冬至策划案（完整版）	11.25		南西软合作
		召开冬至筹备小组会议	12.1    12.8		第一次进行任务分配    第二次进行进度汇总    穿插不定时的线上会议
		邀请山大的其他社团及指导老师等	12.10		主要是书记、体院指导老师、街舞协会、相声协会等，具体视情况而定
		各校区执行负责本校拍一段祝福视频（1分钟以内）	12.9		要求不出现脏话，不出现不和谐的东西，拍好后，交给小秘
		督促所有准备工作的进行	12.15
		物资汇总	12.15		对所有物资进行汇总，主要是宣传海报、签名墙等
		安排现场所有项目的负责人员	12.15		安排好主持人等所有负责人；与各项负责人确定午会流程及注意事项
		晚会现场总PPT	12.15		主要由宣传小组负责制作
		邀请其他社团参加冬至	12.15		优先考虑十佳社团，能出节目的社团可邀请演出人员，其他社团只邀请1-2名负责人
		分配每桌成员+发到冬至晚会群	12.17		根据报名会员要求进行分组，如清真、吃辣
		审核节目	12.17		尽量节目形式多种多样
		带领各校区的会员到达指定集合点	12.22		下午16：30之前
		中心洪楼执委会带几个插排			防止电源不够用
外联小组		拉赞助	即刻开始		能拉到最好，不作硬性要求
		联系场地	12.2		尽快搞定，优先考虑校内场所和曾经去过的酒店    容纳250人左右，有较大的舞台，音响设备（2个音箱），投影仪（2台）、话筒、网络；并确认多个点的厕所、洗手处等
		饺子馅、皮的联系，调料的准备，盘子、筷子、荧光棒的提前准备	12.16
		联系店家提供每桌盛放煮熟饺子的器具+餐巾纸+热水	12.16
		采购桌布	12.16		一次性的即可（若饭店提供，则不考虑购买）
		找到能提供速冻水饺或者手工水饺的店铺	12.16		速冻加手工按20个/人计算
秘书小组		会员报名	12.10-12.15		1.秘书小组设计报名吧格式内容（内容包括“校区+是否会包饺子+是否清真、是否有饮食禁忌+其他要求”等，务必完善）    2.编辑报名通知，待审核无遗漏后发给各校区小秘    3.10号9:00报名开始，15号晚上22：30号报名截止。    4．各校区小秘根据实际情况标注饮食禁忌（尤其是在报名吧上未表明的清真情况）    5、总秘负责审核报名吧内容
		征集节目	12.10-12.15		1、个人、团体皆可，表演形式不限，但要考虑到设备有限。12.15前将表演者及其联系方式、表演内容发给总负责，并且每个节目有一个指定负责人，每个校区至少一个节目    2、总秘制作征集节目公告，之后下发各校区小秘，统一发公告。    各校区小秘在体训、群里可鼓励引导报名晚会并征集节目
		问候老会员	12.13		以电子邮件或者电子贺卡的形式发出问候和邀请（仅向不能到场的老会员发送）
		打印桌号、节目单	12.17		张贴在桌子上
		统计报名费并上交总秘	12.20
		标桌号纸的准备	12.20		25张（应急用）
宣传小组		两副冬至对联	12.9		1.宣传小组成员手写或找人帮写 2.入口一副（小）、屏幕一副（大），内容可征集可内部想，对联纸内部搞定，
		车协纪念品（250-300件）	12.9		宣传部决定纪念品形式
		制作宣传海报	12.9		各校区分宣协同小秘组织会员制作手工版海报，宣传部制作电子版
		微信上墙	12.12		尽快搞定，在微信公众号内发言，之后经投影仪投影到银幕上、全程开启
		签名墙的设计与制作	12.13
		彩色记号笔/荧光笔（5支）+宽胶带若干	12.16		用于会员签名、粘贴海报
		准备奖品	12.16		车协冬至纪念品（人手一份） 用作饺子计时赛的奖品（40件） 另：车协锦鲤今年送出部分奖品用于冬至幸运饺子环节（15件） 体训出勤奖品（5件）
		晚会总PPT	12.16		注意涵盖晚会每个环节、和总负责做好沟通，如有疑问及时提出
		冬至当天暖场视频的剪辑	12.18		汇总并编辑所有视频，包括各校区、老会员、暖场视频等，可以再加上往年冬至午会盛况等
		QQ、微信、微博推文的制作	12.18		主要是前期的宣传推文
团支书		申请开会及审核节目的场地	12.1		中心校区（具体地点未定）
		联系车协指导老师、体院书记等	12.15
冬至筹备小组		第一次线下会议	12.1		中心校区（公教楼501）
		第二次线下会议	12.16		中心校区（公教楼507）
会长	联系不在校老会员，拍一段祝福视频发回来			即刻进行	在征集老会员的视频时，应提醒他们多拍10秒，避免立即结尾，给剪裁造成困难，注意征集上海分队、北京分队视频。

七、资源配置

1.人力资源：

主要负责人如下所示：

（1）入口处+引导 张雅璐、逯笑扬

（2）签名墙处的指引 张德芯

（3）舞台布置：温书霞

（4）物资准备（橘子、饺子馅、荧光棒等）  李钰

（5）物品发放组：张永涵

（6）包饺子食材分发：李文龙

（7）主持人：高浩哲、时君一、李萍萍、陈红

（8）现场布置总负责 温书霞

（9）节目总负责 刘志伟

（10）视频播放、现场音效、音量、灯光总负责   刘斌

（11）微信上墙 贾家林

（12）现场PPT、视频播放 程喆

（13）催场人员 ：曹梦凡

（14）应急事件处理：张雅璐

（15）摄影摄像：陈卓君、郭琳

（16）煮水饺 ：温书霞

（17）包饺子比赛：李倩倩

（18）碗筷+水饺+汤圆：李文龙

（19）幸运水饺负责人：路锦杰

（20）现场总导演：路锦杰

（21）财务总负责（总秘负责） 刘阳

2.物力资源：对联、明信片、气球、纸巾、瓜子、水果、糖、会旗、签名墙、视频资料、音响、话筒、投影仪、电脑、给桌子标号的纸、速冻水饺（手工水饺）、汤圆、洗手液、奖品、食材、包饺子工具、调味品、容器（盛水饺）

八．经费预算

名称	数量	单价	共计	备注
场地	1	2500	2500
馅+面+速冻水饺	1		1200	速冻的是水饺店手工包的水饺
水果+糖	1		400
装饰	1	38.3	38.3	主要为气球拉花等
荧光棒	1	250	36	活跃气氛
签名墙	1	80	80
定制纪念品	200	1.35	270	到场人员，每人一个
总计			4524.3

九、注意事项
1、各校区自行安排带队人员，晚会结束后自行带回
2、总秘做好空降会员的报名工作
3、冬至小组按照预定计划负责各自任务，若有疑问请及时向路锦杰、宋世豪询问
4、冬至小组成员在晚会当天提前到场，主持人提前到场进行排练
5、冬至小组成员做好应急预案，防止出现突发状况







附：冬至小组成员表

小组	姓名	校区	联系方式
宣传小组	刘勇	南新	15665868378
	贾家林	中心	19947117930
	程喆	南新	15634105031
	张永涵	软园	13792028365
	林施虹	南新	15260562280
	陈卓君	南新	15665831771
	邓博鑫	软园	15665825651
	杨皓茹	西校	18987868809
	刘斌	软园	17860536668
	陈红	中心	17860622313
秘书小组	刘阳	南新	15665878691
	张雅璐	软园	15665703239
	张德芯	西校	17860625517
	邢振帅	西校	17860623573
	逯笑扬	软园	17860536351
	曹梦凡	中心	18869580370
	李倩倩	南新	15006766106
外联小组	李钰	南新	15665879538
	王源彬	南新	13404253135
	王振瑜	南新	15552664765
	陈旭	软园	15562396227
	李文龙	南新	15662665173
	秦庆辉	中心	17860625211
	田树禄	南新	15965610152
	周帅	南新	17860621733
	李军玮	南新	17860628891
	沈丽	南新	17860622657
注：每个小组设1-2名执行负责盯进度（红色字为小组负责人）   外联小组：温书霞   秘书小组：刘志伟、张特翰  宣传小组：王哲 总负责：宋世豪、路锦杰

1F:2018冬至晚会策划案
2F:2018冬至小组第一次线下会议会议记录
3F:2018冬至小组第二次线下会议会议记录
4F:节目单+分桌表

宋世豪

山大车协冬至筹备小组第一次线下会议

——2018.12.1

一、时间、地点

时间：2018.12.1  18：00-20：00

地点：中心校区公教楼501

二、2018冬至口号确定

情暖冬至，爱满车协

三、 冬至晚会流程（简版）

（此处仅为晚会现场的大致流程，具体的人员分布将在第二次会议安排）

现场布置（水果、瓜子、水等放到桌子上，分发桌号、节目单）

↓

入场      （当会员入场后开始播放暖场音乐/视频）      

↓      

主持人开场  （引导会员关注公众号，使用微信上墙）

↓           

播放祝福视频

↓

洗手      （各桌负责人带去洗手间）

↓

包饺子比赛   （计时赛，每桌包出对应人数的饺子；比赛结束

↓                     后继续包，之后可摆出自己的喜欢的形状）

上饺子          （手工水饺由专人送去厨房，同时将煮熟的速冻  

↓                    水饺上桌）

老会员、老师致辞  （主要是体院老师跟一些重量级会员）

↓

晚会开始          （负责人分发荧光棒，同时开吃水饺）

↓

晚会结束                      （每桌负责人分发纪念品，人手一份）   

↓

合影

四、 各小组安排分工（后附分工表）

外联小组（总负责：李钰   监督：温书霞）

宣传小组（总负责：刘勇   监督：王哲）

秘书小组（总负责：刘阳   监督：张特翰、刘志伟）

五、 小组讨论环节

（1）冬至晚会口号

1、喜迎冬至，情满车协

2、情暖冬至，爱满车协

3、冬至，我们在车协吃饺子

4、冬日传温暖，情系大车协

5、热乎的饺子，温暖的车协

6、热乎饺子暖车协

7、黄巢篝火尽，款款冬至来

8、车协与冬至齐欢，温暖共相聚一色

9、非寒不冬至，无家不车协

10、年年岁岁聚冬至，日日夜夜念车协

11、齐鲁冬至夜（冷），山大车协心（暖）

12、聚来冬至暖，你我同车协

最终经过投票等一系列方式，选择第二条“情暖冬至，爱满车协”作为本次冬至晚会的口号

（2） 晚会亮点创意

1、微信上墙（留言）

2、幸运饺子（制作15枚）

3、食物（饺子+汤圆，有条件可加上糍粑）

4、包饺子计时赛

5、邀请校领导、其他友好协会到场共度冬至

6、替现场的某人实现愿望（微信上墙选拔）

7、晚会时分发手环状的荧光棒活跃气氛

8、晚会结束预告明年三月的315晚会

9、互换礼物（每人出一件礼物，用纸条写字代替，之后每人从箱子里随机抽取一样拿走）

10、每个校区根据体训出勤率吧，选择一名出勤率最高的会员（不限新老）颁发车协订制活跃奖（每校区限一人）

11、视频填词（看一段视频，视频中的某段被删去台词，之后填词）

12、晚会现场进行网络直播

注：红色字体为已选择使用

（3）晚会现场流程

执行团已提前商量过晚会的现场简易流程，本次会议也做了公布，具体的流程将在后面跟上

附分工表

秘书小组

秘书小组及会长	准备内容	截止时间	备注	人员安排
	会员报名	12.10-12.15	1.    秘书小组设计报名吧格式内容，9号14：00之前设计完成（内容包括“校区+是否会包饺子+是否清真、是否有饮食禁忌+其他要求”等）    2.    编辑报名通知，待审核无遗漏后发给各校区小秘    3.   10号9:00报名开始，15号晚上22：30号报名截止。    4.      各校区小秘根据实际情况标注饮食禁忌（尤其是在报名吧上未表明的清真情况）    5.          总秘负责审核报名吧内容    6.      在报名时强调，报名截止后若取消报名应找小秘取消报名，且小秘要及时通知秘书负责人。	中心：李萍萍    洪楼：聂娟子    软园：逯笑扬    西校：邢振帅    南新：刘阳    （各校区可以视情况在进行工作时让干事适度参与学习）    (秦庆辉辅助进行工作)
	征集节目	12.10-12.15	1.    个人、团体皆可，表演形式不限，但要考虑到设备有限。12.15前将表演者及其联系方式、表演内容发给总负责，并且每个节目有一个指定负责人，每个校区至少一个节目    2.    总秘制作征集节目公告，之后下发各校区小秘，统一发公告。    3.    各校区小秘在体训、群里可鼓励引导报名晚会并征集节目	征集节目：    中、洪:曹梦凡    软园：张雅路    西校：张德芯    南新：李倩倩
	问候老会员	12.13-12.15	1.    以电子邮件或者电子贺卡的形式发出问候和邀请    2.    在征集老会员的视频时，应提醒他们多拍10秒，避免立即结尾，给剪裁造成困难，征集上海分队、北京分队视频。	会长负责    路锦杰
	联系不在校老会员，拍一段祝福视频发回来	尽快
	统计报名费并上交总秘	12.16	收钱转账要求备注，核实无误后上交总秘。
	打印桌号、节目单	12.17		优先考虑干事去做
	标桌号纸的准备	12.20	25张
	打印包饺子评分表	12.20

宣传小组

	任务	截止时间	要求	负责人
宣传小组	两副冬至对联	12.9	1.宣传小组成员手写或找人帮写    2.入口一副（小）、屏幕一副（大），内容可征集可内部想，对联纸内部搞定	路梦婷（外援）
	车协纪念品（250-300件）	12.9	宣传部决定纪念品形式	张永涵、邓博鑫
	制作宣传海报	12.9	各校区分宣协同小秘组织会员制作手工版海报，宣传部制作电子版	各校区宣传小组成员（手绘），陈卓君（电子）
	微信上墙	12.12	尽快搞定，在微信公众号内发言，之后经投影仪投影到银幕上、全程开启	陈红
	签名墙的设计与制作	12.13		陈卓君
	彩色记号笔/荧光笔（5支）+宽胶带若干	12.16	用于会员签名、粘贴海报	刘勇
	准备奖品（40件）	12.16	车协冬至纪念品用作游戏奖品（车协漫画、车协笔记本、车协钥匙扣等）    另：车协锦鲤今年送出部分奖品用于冬至	张永涵、邓博鑫
	晚会总PPT	12.16	注意涵盖晚会每个环节、和总负责做好沟通，如有疑问及时提出	贾家林、杨夏
	冬至当天暖场视频的剪辑	12.18	汇总并编辑所有视频，包括各校区、老会员、暖场视频等，可以再加上往年冬至午会盛况等	陈红、刘斌
	QQ、微信、微博推文的制作	12.18	主要是前期的宣传推文	程喆、杨夏、刘勇

外联小组

  

外联小组	拉赞助		全员参与，尽可能发现有帮助的
	联系场地	12.2	音响设备（2个音箱），投影仪（2台）、话筒、网络；    李钰陈卓君
	饺子馅、皮的联系，调料的准备，盘子、筷子、荧光棒的提前准备	12.16	王源彬李文龙负责    （线下买东西有时间的一起去，水果等不急用、不方便放的在冬至前一两天准备）
	联系店家提供每桌盛放煮熟饺子的器具+餐巾纸+热水	12.16	李钰陈卓君
	找到能提供速冻水饺或者手工水饺的店铺	12.16	王源彬李文龙负责

宋世豪

山大车协2018冬至筹备小组第2次线下会议

一、时间、地点

时间：2018.12.15

地点：中心校区公教楼507

二、会议内容

1．进度公布

外联：确定了面、馅料、速冻水饺数量，已找到店铺，晚会前店家送到酒店

汤圆自己购买带去酒店      

调料、瓜子、橘子、糖等当天或提前一天购买

宣传：纪念品钥匙扣、奖品马克杯都是定制的，已交给外联（如时间不够将换成其他东西）

各校区海报和视频都好了。

大的海报和签名墙已给外联。

  微信上墙前期已完成

各校区祝福视频已剪辑完成

  老会员视频还没收到

  PPT基本框架已完成，上报节目顺序还要在调节，还有一些具体流程还要添加

  微信推文已出，购买记号笔胶带已交给外联

海报：南新软园各两张其他校区各一张   

物资情况：纪念品200 包饺子比赛奖品40 高勤奖3期会刊 15件锦鲤奖品

秘书：节目已统计完 报名吧人数152个人，之后会有空降的会员

路锦杰：毕业会员不超过一桌，老师暂时只有徐副院长确定过来

2．节目情况：各校区+友协节目一共13个，由路锦杰、刘志伟审核

3．友协情况：已邀请了吉他协会、相声协会、马拉松协会、梅花桩协会（共计20人）

                           

4．现场流程：后附流程表

5．注意事项：

①摄影：陈卓君、郭琳 （需3台相机，要有三脚架）

②带5台电脑，两台投影仪（两台用于微信上墙，一台放PPT，一台控制背景音乐等，一台备用）

③微信上墙：贾家林  PPT控制：刘志伟

④醋、辣油、蒜等，由外联购买

⑤案板擀面杖提前清洗，海报等物资尽量集中在中心

⑥全场游戏思考

⑦桌号纸用A4白纸打印，如何粘贴根据现场情况决定

⑧节目单12.19前打印出来

附：动至晚会现场流程及人员安排

宋世豪

冬至晚会节目单（已审核）：

节目类型	表演者	预计时长	来源	顺序
舞蹈	贾家林  、邸颖浩 、高浩哲、 路梦婷、 曹梦凡、 杨夏	四分钟	中心	1
歌曲	张雪莹、彭绪捷	四分钟	南新	2
武术	梅花桩协会	五分钟	梅花桩协会	3
歌曲	邓垓翡	四分钟	中心	4
乐队演奏	史钰成、宋宇宁、郎雨婷	五分钟	吉他协会	5
		五分钟
小品	李哲，莫佳茹，于新帅，郭德宇，邓豪，张德芯，邢振帅	十分钟	西校	6
歌曲	查苏娜、雷园园	五分钟	西校	7
歌舞	张雪莹、时君一	五分钟	南新	8
相声	祁志林、刘雄彬	十五分钟	相声协会	9
歌曲	余飞	五分钟	南新	10
		五分钟
舞蹈	刘志伟、李萍萍、秦庆辉、江信麒、     梁恩萌、陈红、郭琳	三分钟	中心	11
合唱	18远征队	十分钟	软园	12

分桌表如下（注：黄色底纹为清真会员，今年未设置清真桌，清真问题通过别的方式解决）

		舞台
1		2		3		4
王国恩		张宇喆		路锦杰		周帅
夏璐		于颖		老师		杨皓茹
宋诗云		张海潇		老师		房小凯
周文博		段进		李冉		董昌正
杨昌华		谷清纯		周伟俊		佘政
张雪莹		孔祥宇		吴训超		黄俊铭
彭绪捷		罗宇飞		杨时财		莫佳茹
邱云贵		崔媛媛		屈飞强		陈美聿
米锌林		于宇		陈卓君		李哲
周苹		冯晓晗		田树禄		魏玉
5		6	友协	7	（友协）	8
李梓楷		温书霞		宋世豪		刘斌
马霄霄		李泽宇		陆中婷		邓博鑫
陈泠杰		史钰成	（可以吃猪肉）	王宁辉		吕吉辉
查苏娜		宗心彤		夏淑华		陈露
雷园园		姚云志		朱越秋		袁仲锴
刘亚卓		宋宇宁		孙香玉	（不吃肉）	杨夏
王彬		郎雨婷		张鹏飞		李楠
戴舒月		魏宇		苏召琛		黄月芬
张文琳		陈婷		王艺涵		岳婉霏
郭同坤		祁志林		张会		史成顺
		刘雄彬		张慧
9		10		11		12
江信麒		王哲		梁恩萌		刘志伟
张泽阳		李文龙		饶馨匀		聂娟子
张雅璐		马宇飞		吕存贵		陈澳门
马宁		贾家林		邸颖浩		赵桂锋
杨阳		张雪		唐蕊		郭旭
蒋亚超		石祝远		李众		朱振涛
张子涵		王雪迪		王有恒		吴立轩
吉文超		蒋青韵		张旭		朱强
李官荣		宋修典		刘玉鑫		张永涵
晏弘泽		苏家明		逯笑扬		郑陈运文
13		14		15		16
秦庆辉		程喆		李钰		邢振帅
李萍萍		余飞		何瑞东		王小雨
张晓雨		王源彬		潘祖请		李胜寒
李珠恒		高浩哲		王颖		刘勇
王振瑜		张智鑫		邓豪		张宝珍
于乐涵		苏辉		王琛		杨红梅
崔孟杰		吴晴菲		郭琳		时君一
李浩冉		侯路通		徐翌豪		邵娇娇
马楚然		李甲		曹梦凡		张德芯
张佩		陈旭		路梦婷		邓垓翡
		17		18
		刘阳		张特翰
		沈丽		陈红
		刘仲轩		孙政
		李浩		张玮真
		蓝功昊		杜树华
		李军玮		王琳
		王淦		白玉利
		罗雯		刘至成
		李倩倩		于新帅
		管遥远		郭德宇
注：每桌第一个人为本桌的负责人，冬至小组成员自动成为负责人

杨夏

冬至 期待~╮(╯▽╰)╭

温书霞

松狮辛苦啦，冬至小组辛苦啦！
说真的，以一个旁观者的角度来说，过程没啥大问题。（个人觉得，并不了解太多情况）。外联组这次前期准备也挺充分了。辛苦辽，你会收获很多的！

期待冬至！！  回家包饺子！！
有很多亮点哦！！

于宇

好棒啊，大一点的字号看起来很舒服，点赞！策划了好多好玩的环节哇！
期待后天的晚会（期待地搓搓手.jpg）

王雪迪

最期待的还是边吃饺子边看节目，荧光棒不知道有没有时间或空闲的手去拿了hhhhh
微信上墙emmmm还挺想看看效果的，前几年都有过这个想法但因为各种原因没弄（主要还是怕大家都在刷墙就忽略了身边人吧，看这个好像没有抽奖只是留言的话可能会少一点这个忧虑）。
看预算······从实际报名人数来看我怎么觉得好像有点超额·······


辛苦松狮辛苦冬至小组啊~亮点不少，值得期待(●'◡'●)
迫不及待想吃饺子了嘻嘻

屈飞强

参加7次冬至晚会（午会）了，还不会包饺子，今年我能学会吗？哈哈哈。好期待！

张雪莹

哇 看着都觉得好棒，真的超级期待，期待很久了~

harrith

倒计时1天。
期待的搓搓小手，
准备好把自己送的奖品再抽回来。

李文龙

恭喜冬至晚会圆满结束/撒花

王雪迪

松狮辛苦！冬至小组和工作人员辛苦！
冬至快乐！！！圆满~