一次拉练的始与终——秘书处

刘旭辉

此贴仅记录秘书处筹备拉练活动的相关工作，活动具体流程可转以下链接：http://bbs.casdu.cn/forum.php?mod=viewthread&tid=11934


一、报名吧制作
1.信息交接。
负责本次活动的秘书需要与实践或本次活动总负责联系，获悉拉练的具体时间、大体路线和拉练难度等信息，以上信息需要补充在报名吧中。
2.报名吧制作（文案、报名时间、选项）
①文案：文案是报名吧的灵魂，首先对本次活动进行简洁的介绍，尽量使其具有吸引力。其次，文案需要含有本次拉练的具体时间、报名截止时间、大体路线以及拉练难度。若拉练在外就餐，还需收取30元左右的报名费用，多退少补（校区内就餐则不收取费用）。最后，需要强调保险的重要性，告知参加者不购买保险不得参加本次拉练，并且附上保险链接https://cps.365niannian.com/tongqishi/quote10?userCode=515595003&share=1（若有其他注意事项请在最后注明）
②报名时间：报名时间一般截止拉练前一周的周末，需要预留2-4天的报名时间，注意报名时间截止后不得继续报名。
③选项：报名吧的高级设置里的选项需要包括姓名、手机号、性别（分队需要每队男女均衡）、所在校区、qq（建群拉人）、是否需要借用车辆头盔与手套、饮食禁忌、是否会骑车、希望担任的职务（队长、前骑、前助、队员、队医、技术员、后骑、协理、摄影、前站等）、上传转账以及保险截图。（视具体情况适当增减选项）


二、分队
1.拉练群内分队文件。
此处引用时君一的一句话：“尽量让执委会成员作为队伍核心,其他有经验但非执委会成员辅助核心，剩下职务安排的原则是以确保拉练活动安全进行的同时，尽量锻炼活跃小会员。”
即队长、协理需要由执委会成员或其他有经验的老人担任，后骑至少有一人由执委会成员或其他有经验的老人担任，另一人可由萌新担任。
另外，每队需要尽量确保女生、男生和老人人数大体相等，还需充分听取参加活动小会员的意见，尽量做到满足每个人的需求，但要保证每队的职务安排满足以上原则。
每队人数需要控制在20人以下，20人的队伍已经过长，不利于队伍的行进安全，也会增加后骑与技术员等职务的压力。
2.执委会群内校区名单。
负责本次活动的秘书需要整理一份每个校区，每个人的借车头盔手套的数量，然后进行汇总，方便执委会后续工作（拉练集合）


三、建群拉人
此部分可由实践完成，按照报名吧内的qq将拉练的所有人拉进群，人数过多时可协作分工。群内公告由实践负责，本贴暂且不表。


四、物资分配
每个校区应各持有一份袖标、会旗、队医物资和技术员物资。
队医物资由各校区队医在拉练前进行清点，确保药品完整可用，并在拉练时带至集合处。
技术员物资由各校区技术员或其他有物资的成员准备，应至少含有补胎工具（补胎片，补胎胶，撬胎棒，打气筒，公路内胎）
拉练时还需准备轧带、别针（别袖标）、旗杆（竹竿）等必须物资。


五、借车还车
借车还车一般由本校区秘书完成，也可与执委会其他成员协作分工。
本校区秘书尽量整理一份可借车辆详细信息，包括车主、车辆类型、车架大小、车辆问题、车主所在宿舍楼与车主备注等其他信息。即使不整理也要明确本校区可借车辆数量等情况。
校区借用的车辆都是在校老会员的车辆，现有的完全空闲车辆数量稀少，每次借车还车都是看在车协、个人的情面上，因此请尽量保证车辆的完整与干净整洁。
借车时尽量让车主拍下所借车辆的照片，方便会员寻找与使用。


六、终
秘书部是信息的传递者，信息的交接与传递十分重要，希望各位秘书务必与其他执委会成员充分交流，不要遗漏信息或错误表达。


如有遗漏，还请跟楼补充